Son numerosos los casos en los que compruebo facilmente que las puertas de entrada de los social media en las empresas se efectúan a través de los departamentos de Comunicación y Marketing, para, progresivamente, abrir un proceso en el que se ve involucrada toda la empresa. Es normal que esto ocurra de esta manera, pues, los medios de la web social funcionan a sus anchas en el mercado, y son los equipos de Comunicación y Marketing los que están más pendientes de la marcha de la marca o productos de la empresa en este contexto, es decir puertas afuera.

Me parece obvio, de igual forma, que existen otros departamentos de las compañías, como los Sistemas de Información ( Informática) y Recursos Humanos que están al tanto también del creciente fenómeno de los blogs, microblogs, redes sociales, etc. Pero sin embargo la propia idiosincrasia de los medios participativos hace que, como digo, lo normal es que sea la gente de Comunicación ( de forma muy patente) y Marketing ( en menor medida me parece) la que de los primeros pasos para inicar a la empresa en el mundo de la web social.

Ocurre que cada departamento tiene su propia óptica del fenómeno, con lo que es lógico que se produzcan debates a la hora de usar las distintas plataformas de conversación. Y claro, la dirección tercia en este asunto como no puede ser de otra manera, ya que al fin y al cabo es la que decide finalmente qué se hace en este y en otros temas.

Sin embargo, el uso de los social media va más allá de estos departamentos, como señala Web Ink Now. Igualmente lo señalan en el blog Social Business a través de una entrevista con Ben Foster, responsable del área de social media en Allstate, empresa del Fortune 500 que, de forma muy patente, está avanzando en el mundo de la Empresa 2.0. En esta entrevista, Foster señala algo evidente pero importante: sea la que sea la procedencia de la involucración de las compañías en la web social, es clave que éstas tengan claro para qué la quieren usar y cómo. Por supuesto, ni que decir tiene, que en el momento que una empresa decide incluir el uso de los medios participativos en su estrategia, tiene que hacerlo observando las características y filosofía de estos. Es desaconsejable completamente plantear un uso de estas herramientas, que tienen sus propias normas de utilización, con unos planteamientos propios de otra etapa.

No es que sea una moda, no es que quede bien... Es que dado el panorama que tenemos por delante, la empresa que quiera permanecer oculta, no sólo no está aprovechando las ventajas que ofrece el social media, sino que se arriega inútilmente. El nivel de conocimiento compartido, la aparición permanente de información y opinión sobre tu empresa, la posibilidad de que internamente puedan producirse 'filtraciones', etc, etc son circunstancias propias de nuestro nuevo entorno, por así decirlo.

El tiempo que nos toca vivir es el tiempo que nos toca vivir. Ocultarse, no involucrarse, huir de toda la ola que están provocando los medios participativos no solo no es recomendable, sino que empresarialmente es un objetivo a alcanzar aunque sea en el medio plazo . La terrible fuerza con la que está creciendo la web social ya les podría valer a los más temerosos para replantearse su estrategia.

Por último (no podemos olvidarlo). La cuestión no es entrar de cualquier forma en los nuevos retos de la comunicación, o de una manera torticera como esos blogs corporativos que son una plataforma para trasladar lo bien que supuestamente hacen las cosas la empresa, sin apertura ninguna al diálogo. La moraleja es fácil de comprender: ¿qué sentido tiene huir o ocultarse de algo tan envolvente como internet y los social media? Es como pensar que puedes despistar a tu sombra.

Progresivamente, y éste es el objetivo fundamental que intenta desarrollar mi blog, las empresas tienen que ir basando progresivamente su gestión a través de conceptos, filosofía y herramientas de Comunicación. Singularmente, los pilares fundamentales de esta afirmación se pueden comprender si decimos que las organizaciones deben gestionar por obligación la reputación y el diálogo online. Ambos responden a enfoques en el largo y corto plazo.

La reputación, concretamente, es una medida que se tiene que contemplar en el largo plazo. Es la percepción que tiene el mercado labrada a través de diferentes parcelas y/o herramientas. Hablamos de que la reputación es la opinión que se generaliza en el mercado cuando hablamos de las marcas. Si lo pensamos con países, lo alemán es robusto y eficaz y lo italiano se circunscribe más bien al diseño y la moda. Por por un simple ejemplo. Para conseguir una determinada reputación ante el público hace falta tiempo, una orientación y unos resultados alcanzados en parcelas como la calidad o el precio de nuestros productos, la publicidad emitida, la implicación social de la marca, la implicación de los recursos humanos, así como otros aspectos cada vez más determinantes como la transparencia o la sostenibilidad.

Y si la reputación se libra en el largo, el diálogo online es algo que se dilucida en el corto plazo o, casi, en el presente..., en el día a día. Aquí es donde de forma cada vez más patente se nota la influencia de los medios participativos o social media y, muy singularmente, el microblogging y las redes sociales. Un claro ejemplo que está muy presente en las últimas semanas es la crisis de Toyota que fue impulsada a través de Twitter pues, como parece obvio, es el canal directo C2B (consumer to business) en el que se evidenció la falta de previsión de la firma de automoción nipona que no respondió a los mensajes incendiarios por el error mecánico detectado en millones de coches. Ahora bien, esta empresa automovilística ha aprendido y ya empieza a transitar con fluidez por Twitter como se puede ver en esta página llamada Toyota Conversations.

Si te paras a pensar un poco, puedes comprobar fácilmente que en tu empresa o en tu organización existen grupos de personas que, por alguna razón, tienen conexiones habituales. Podríamos llamar a estos grupos comunidades, por lo que, por extensión, una empresa puede ser considerada un 'ecosistema de comunidades'. De una manera parecida lo denominan en Communication Overtones. Sería de recibo pensar que en las empresas, muchas de estos grupos tienen una base de encuentro informal en el que mezclan la esfera de lo personal con lo profesional, de tal manera que se recrea un entorno que tanto vale para quedar a tomar unas tapas como para enfocar una tarea determinada.

Esta circunstancia se ve claramente reforzada por el uso creciente de las herramientas de la la web social, básicamente por una razón bastante obvia:porque da visibilidad a las comunidades que, hasta ahora, estaban condenadas (por así decirlo) al anonimato. La visibilidad es una consecuencia de gran relevancia porque, el gran problema de las empresas es no conocer buena parte de lo que se hace y quien lo hace. Cuestiones favorables a destacar, y por supuesto no menos importantes, son las mejoras que la mayor visibilidad de la comunidades tiene aparejadas como mejor coordinación, más motivación, descubrimiento del conocimiento e incremento de la productividad. Sobre esto el viernes pasado hablaba sobre el microblogging como clave para el desarrollo futuro de la Comunicación Interna de las organizaciones.

Los ejemplos de cómo los ecosistemas de comunidades relanzados gracias a las herramientas de la web participativa, o web 2.0, pueden ser muy ilustrativos. Este es lejano para los que vivimos por España, pero interesante. Lo citan en Wikinomics: unas 2.900 personas involucradas en una comunidad procedentes de 100 países diferentes han construido un prototipo de coche para rallies que han bautizado con el nombre Rally Fighter.Más cerca, para los que estamos en España, me gustaría citar un proyecto muy interesante que sigo de cerca y que se llama Entorno Colaborativo de Trabajo (ECT), de la Consejería de Salud de la Junta de Andalucía; en el que, en el plazo de unos ochos meses, se han constituido varias comunidades en las que se implican más de 500 personas de unas 2.000 posibles, comunidades a través de las que se están desarrollando proyectos de formación y atención sanitaria.

El valor de las comunidades en las organizaciones, estimuladas y catapultadas por las herramientas de participación, se evidencia con claridad desde el momento en el que no se intenta tutelar la dinámica de las mismas. Así lo he comprobado en el ECT. Es por ello fundamental que las comunidades actúen con libertad pues son mucho más eficaces y dan más de sí. Es algo que ocurre en cualquier caso, nos pongamos como nos pongamos: la gente se coordina de forma espontánea a través de los procesos que se establecen entre departamentos para llevar a cabo una tarea. Lo que pasa ahora es que se pierde anonimato y se gana visibilidad como comentaba más arriba.

Como concepto, la participación en las empresas a través de los social media ( blogs, wikis, microblogging...) es obviamente cosa del colectivo de personas, por lo que me parece interesante explorar aunque sea brevemente con la compatibilidad o no respecto a los objetivos personales de cada profesional.

Podría entenderse que si la participacion es cosa de unas cuantas (más o menos) personas involucradas de manera voluntaria en un proceso de intercambio de conocimiento, esta definición básica va en contra del 'llanero solitario', que podría considerarse como aquella persona que se centra en sus propios objetivos e, incluso, se niega a compartir nada y menos clientes, y menos aún méritos.

Es determinante tener en cuenta cual es la política que marca la empresa a este respecto. Es decir, si la empresa promueve al llanero solitario o si promueve, por contra, la gestión a través de la participación. Lo más normal es que hoy en día nos encontremos con que las compañías prioricen los objetivos personales porque, entre otras razones, lo de los social media les suena a chino.

Pero en los casos de las organizaciones que han entrado en la dinámica de la compartición de conocimiento, representa un objetivo importante alcanzar el equilibrio entre la aportación colectiva de ideas y propuestas con la obtención de resultados particulares. En esa línea son prescindibles los extremos: tanto el de los independientes que no aportan y se pueden aprovechar personalmente de los conocimientos difundidos; como el de la pretensión de colectivizar a ultranza los resultados, pues en esa dinámica seguro habrá quien ontenga rendimientos sin dar ni chapa. Es cierto que la meritocracia es bastante definitiva a la hora de aclarar quien es capaz de sobresalir personalmente en un medio ambiente de participación por méritos propios.

Destaco estos dos posts que tratan temas relativos a la colaboración: Collaboration in the 2.0 Enterprise, de Jacob Morgan;  y ¿Cuestión de datos o de rumbo? de Javier García León.

Es bastante claro que la autocensura es algo que existe. Es un hecho constatable. Es un resorte (no se me ocurre otra manera mejor de denominarla) que surge en nuestra forma de proceder cuando evitamos decir o hacer algo porque pensamos que va a ir en contra de unos intereses, que normalmente suelen estar relacionados con instancias de poder.

Los social media, o medios participativos, parten de unos principios filosóficos que operan en contra de la autocensura. La idea es que cada cual, poniendo como límite la educación y el respeto, puede expresarse libremente respecto a cualquier cosa, dentro, pero fundamentalmente fuera de la organización. Por eso, y como arranca este post, la pregunta sería: ¿es un límite o una garantía, la autocensura para la empresa?

En primera instancia debemos reincidir en que, es bastante obvio, que la autocensura existe en nuestras vidas, tanto en lo profesional como en lo personal. No vamos por ahí diciendo todo aquello que nos apetece, en cualquier momento o en cualquier lugar. Pero es obvio que la autocensura representa un comportamiento definido sobre la base de una estructura, por lo que tiene un sesgo más profesional que personal.

Podríamos entender la autocensura de muchas maneras, pero yo destaco dos principalmente: la autocensura como una limitación o como miedo a las consecuencias... Como limitación tiene bastante sentido si hablamos de una empresa, pues la involucración que favorecen los medios participativos no debe entenderse con un 'aquí todo vale': es decir puedo decir todo lo que me da la gana  hasta insultar.

Evidentemente en este sentido, las empresas ponen unos límites lógicos a la participación, que se suelen recoger en una serie de normas, entre las que me parece muy cabal la de IBM. Está claro ( o así debería ser) que las normas no deben cercenar los principios básicos de los social media. Si fuera así, si limitáramos contra natura la participación, estaríamos en una situación de comunicación piramidal con lo que, ¿para que usar los blogs, wikis, micoblogging y demás en nuestras empresas, si queremos mantener el mismo esquema de comunicación/gestión vertical?

Si entendemos la autocensura como miedo, ya la cosa es bastante peor bajo mi punto de vista, pues eso implica el que en la organización en la que trabajamos, los márgenes para desenvolverse se hacen tan estrechos que llegan hasta el extremo de hacer mella en el comportamiento psicológico de las personas.

La clave, bajo mi punto de vista, es efectiva y sencillamente poner en marcha nuestras herramientas de comunicación participativa para evolucionar hasta la empresa 2.0 sobre la base de unas normas razonables que sean respetuosas con los principios filosóficos de la web 2.0, con las personas y con la dirección.

Si en algún momento necesitamos saber a quiénes nos tenemos que dirigir en una empresa, cuáles son las comunidades claves que concita nuestro negocio, lo mejor es ir a la cuenta de resultados porque ahí encontraremos quién es quien. De forma esquemática podemos ver las siguientes comunidades:

1. Dirección de Producción.
2. Dirección Comercial. Ejemplo Coca Cola.
   
3. Dirección de Recursos Humanos.
4. Dirección Financiera.
5. Proveedores.
6. Dueños o socios...

Desde una perspectiva de una gestión favorecedora de determinados niveles de participación, las comunidades que se van creando efectivamente no tienen por qué estar mediatizadas por la pertenencia a determinadas direcciones o departamentos. Es más, lo más común es que se generen núcleos de actividad interdepartamentales.

Es aconsejable, además, que los cauces de la participación no se circunscriban a las áreas definidas por el organigrama, pues restarían frescura y espontaneidad. Resulta bastante patente que el uso de los social media tiene sentido en la medida que se realiza de una forma adecuada a su propia esencia. Es decir, si los social media favorecen la participación, no es muy lógico que los instalemos evitando ese uso participativo.

Un artículo de Gary Hamel, en su blog de Wall Street Journal (WSJ) me resulta bastante decisivo para dar, cuando menos, alguna certidumbre a las propuestas que desde la esfera de la web 2.0 se realizan respecto a la importancia de la participación como sinónimo de la verdad y la autenticidad. La tesis de Gary ( fundamento esencial del Cluetrain Manifesto) es que palabras corporativas como liderazgo, eficiencia, ventaja competitiva...han dejado de tener sentido como motores que movilizan a los componentes de las organizaciones. Resulta radicalmente cierto, por lo tanto, que determinadas expresiones empiezan a desfallecer desde el momento en el que se hace un uso excesivo de ellas y además sirven como muletillas que nos llevan a lugares comunes o incluso inducen a engaños.

La llegada de los medios participativos a las empresas y organizaciones representan un chorro de aire fresco que no sólo aportan contenidos de interés, ideas con futuro, si no también mayor dosis de realismo, sinceridad y autenticidad. El colaborador de WSJ es mucho más extremo que yo, puesto que habla en su citado post de la trascendencia de otras expresiones como fidelidad, alegría, caridad, coraje u honor, que para mucha gente ( la mayoría) chirrían si se usan en entornos empresariales...

Soy consciente de que las modificaciones en el lenguaje en este territorio tienen que ir mucho más allá de meros cambios estéticos o de moda. Y además, no es recomendable hacerlos sin haber entendido realmente el verdadero sentido de lo que significa esta revolución 2.0. Ni que decir tiene, porque eso además es la fase en la que estamos todos, que cada cual hará la mejor aplicación de la filosofía 2.0 que pueda, pero sin desvirtuar sus principios.

Lo que me resulta verdaderamente atractivo como sujeto activo de este entorno, es comprobar como este fortalecimiento de ideas que para algunos autores es soft management, empiezan a conectarse con claridad con propósitos tales como la rentabilidad que parecían vedados solo para el estilo del 'palo y la zanahoria'.

Me entusisma la idea de que una importante empresa española, como es Telefónica, se abra a la cultura de la web 2.0.Lo hace a través de Telefónica en Latinoamérica. Esta mañana he tenido la oportunidad de oír de boca sus impulsores ( José María Álvarez-Pallete, presidente de la compañía en Latinoamérica y su equipo) la iniciativa que han bautizado con el nombre de Comunica 2.0.

De momento han puesto en marcha un wiki interno para concentrar el conocimiento de su gente ( más de 60.000 empleados en 13 países) una red social y un entorno de blogs que se llama Blog Semanal. Todo es de consumo interno, esto es, lo ubican dentro de la política de la empresa en Comunicación Interna. Están convencidos, lo que me parece lo más válido de su iniciativa, de que el paso dado sólo es "el embrión de lo que puede ser" y que si dan marcha atrás "nos equivocamos".

La gente de Telefónica Latinoamérica quiere, obviamente, dirigir sus pasos en el mundo 2.0 para obtener resultados empresariales contrastables. Sus tres objetivos iniciales son mejorar su tiempo de respuesta en el mercado (fundamental en el altamente competitivo negocio de las telecos), incrementar los niveles de productividad y estimular el sentido de pertenencia.

Mi opinión de esta iniciativa es que es tan importante como necesaria. Creo además que el enfoque abierto con el que la encuadran ("estamos aquí para aprender") es el adecuado. La cosa es que ya han echado a volar y es algo por lo que los felicito, dada (entre otras razones también) el efecto espejo que para otras empresas españolas pueda suponer que un gigante como Telefónica haya decidido sumergirse en el mundo de la web social. Creo que en el encuentro de este viernes ha quedado claro que hay que emplearse a fondo pues al tiempo que se ha iniciado el vuelo, no está de más (véase la ironía) que se vayan dando resultados. Para muestra de su visión de la jugada, puede valernos este vídeo liberado en You Tube:

El proyecto Comunica 2.0 está en marcha. La gente del otro lado del charco en los países hermanos de Latinoamerica lo han cogido con fuerza. Está reacción puede ser muy estimulante para toda la organización, ya que el mundo 2.0 es un mundo de pasión, es una locura cuerda en la que el tiempo y la tecnología nos ha colocado.

Ser dueños de nuestros actos, contar con márgenes considerables de autoorganización, dar a conocer nuestras habilidades, desarrollar nuestras iniciativas, crecer dentro de la organización a través de la meritocracia etc, etc son posibilidades que otorgan los social media o medios participativos cuando son utilizados en las organizaciones. Todo estos factores redundan en un incremento de la motivación, como se desprende de la interesante entrevista que le hicieron días atrás en el New York Times al chileno Cristóbal Conde, CEO de la empresa tecnológica SunGard, empresa que da servicios tecnológicos a compañías del Fortune 500.

Realmente jugamos una especie de choque de lógicas. En la lógica de las organizaciones piramidales se prima la obediencia por encima de la aportación; mientras que en el emergente esquema de la Empresa 2.0, las aportaciones están por encima de la obediencia. Obviamente no se trata de apostar al todo o nada, de tal manera que el hecho de que se mantenga una organización piramidal ( que hoy por hoy suponen el 99,9% de las existentes podríamos decir) no indica que no se confíe en la aportación de las personas. Y viceversa.

Lo que está claro en este proceso en el que estamos involucrándonos poco a poco, es el incremento de la participación de forma más libre, propia del uso esencial que requieren las herramientas participativas. Y eso genera una lógica en el comportamiento de las personas que es más motivadora, puesto que está más ligada a cada cual.